Dans l’exercice de votre activité, veillez à conserver tout document que vous émettez ou que vous recevez. Plus tard, leur utilisation peut s’avérer nécessaire, notamment pour apporter une preuve dans un litige. Mais la conservation de vos archives ne se fait pas indéfiniment. Elle se déroule pendant une durée légale que vous devez connaitre pour chaque type de document que vous produisez afin de vous y conformer.

Durée de conservation des archives fiscales

C’est une obligation de bien conserver vos archives fiscales pendant une certaine période. Un délai de 6 ans est ainsi fixé pour la conservation des registres, livres, documents ou pièces sur lesquels le service des impôts peut exercer un droit de communication, de contrôle et d’enquête. Celui-ci court à partir de la date à laquelle ces documents ou pièces ont été établis. Cet archivage concerne, entre autres, les papiers relatifs aux impôts sur le revenu et sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices agricoles (BA) en régime réel, les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts sur les sociétés pour l’EIRL et les impôts directs locaux, tels que les taxes foncières.

Durée d’archivage des pièces comptables

Vous devez absolument archiver vos livres et registres comptables pendant 10 ans, à partir de la clôture de l’exercice. C’est le cas notamment du grand livre, du livre journal et du livre d’inventaire. Ce même délai de 10 ans est fixé pour l’archivage de diverses pièces justificatives, comme les bons de commande, les bons de livraison ou de réception et les factures des clients ou des fournisseurs.

Période d’archivage des documents relatifs à la gestion du personnel

Vous faites bien de conserver les documents qui concernent la gestion de votre personnel. Toutefois, vous devez vous assurer de les archiver pendant la durée que la loi a prévue. Pour les bulletins de paie, qu’ils soient sous forme papier ou sous forme électronique, il est impératif de les garder pendant 5 ans. Ce même délai doit également être respecté pour la conservation du registre unique du personnel. Et c’est à partir du départ du salarié que le temps de conservation commence.

5 ans, c’est aussi la durée pour archiver les documents relatifs aux salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte, les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie et des observations ou mise en demeure de l’inspection du travail. Un délai de conservation de 3 ans est par compte exigé pour les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires et les papiers de comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait. Si vous vous demandez pendant combien de temps vous êtes tenu d’archiver les docs liés à la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreintes et de leur compensation, sachez que le délai légal pour ce type de papier est d’une année.

Durée de conservation des documents civils et commerciaux

Les délais de conservation des documents civils et commerciaux sont nombreux. Ils dépendent de la nature profonde de ces documents. Certains doivent être conservés pendant 5 ans. C’est le cas des contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale ou de correspondances commerciales, des documents de transport des marchandises, des dossiers d’avocat et des documents relatifs à la propriété intellectuelle. D’autres, comme les contrats conclus par voie électronique, se conservent durant 10 ans. Les garanties pour les biens ou services fournis au consommateur et les polices d’assurance s’archivent pendant 2 ans. En revanche, la conservation des déclarations en douane se fait pendant 3 ans alors qu’il faut multiplier ce temps par 10 (soit 30 ans) pour l’archivage des contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers.